La matrice d’Eisenhower : prendre des décisions urgentes ou importantes avec 4 quadrants

par | Mai 2, 2023

La matrice d’Eisenhower, également connue sous le nom de matrice urgente-importante, vous aide à hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle vous permet également d’identifier les tâches que vous devez déléguer ou laisser en suspens.

La matrice d’Eisenhower : prendre des décisions urgentes ou importantes avec 4 quadrants

 

Si vous êtes comme moi, vous voulez tout faire en même temps pour que tout soit derrière vous et que vous puissiez passer à autre chose.
Mais comment pouvez-vous décider ce qui doit être fait en premier, et ce qui peut attendre ?

Comment le président Eisenhower a utilisé cette matrice

Avant de devenir le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower a servi comme général dans l’armée et comme commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Pendant son séjour dans l’armée, Eisenhower a été confronté à de nombreuses décisions difficiles concernant les tâches sur lesquelles il devait se concentrer chaque jour. Cela l’a amené à inventer un principe qui nous aide à hiérarchiser nos tâches selon l’urgence et l’importance.

 

Utilisation de la matrice d’Eisenhower

Cette matrice d’Eisenhower donne quatre quadrants avec différentes stratégies. Stephen Covey , l’auteur de The Seven Habits of Highly Effective People , a encore popularisé le concept de cette matrice de gestion du temps d’Eisenhower en soutenant l’utilisation par Eisenhower de quatre quadrants pour déterminer l’urgence de ses tâches.

Voici comment fonctionnent les quatre quadrants de la matrice d’Eiseinhower:

Le quadrant 1 de la matrice d’Eisenhower : Faites-le en premier

Le quadrant 1 contient des tâches à la fois urgentes et importantes. Ce sont des tâches « à faire en premier » car elles sont essentielles pour votre vie ou votre carrière d’une manière ou d’une autre et doivent être terminées immédiatement. Vous voulez que ces tâches soient effectuées le plus tôt possible.

Ce sont les tâches qui doivent être faites afin d’éviter des conséquences négatives. Il est important de pouvoir gérer les tâches qui se trouvent dans le quadrant 1.

Un exemple d’une tâche du quadrant 1 dans votre carrière peut être de répondre à un e-mail urgent d’un client. Cette matrice peut également être utilisée dans votre vie personnelle. Un exemple de tâche du quadrant 1 dans votre vie personnelle peut être un bébé qui pleure, une urgence médicale ou quelque chose qui brûle dans le four.

Le quadrant 2 de la matrice d’Eisenhower : Décidez quand

Les tâches du quadrant 2 sont importantes, mais pas urgentes. C’est là que vous voulez investir la majorité de votre temps. Les tâches du quadrant 2 correspondent à vos objectifs à long terme.

Quels sont quelques exemples de ces tâches ? Eh bien, l’exercice est important pour votre santé, mais vous pouvez décider quand cela peut être fait. Il est également important de passer du temps avec votre famille, mais encore une fois, cela peut être aligné sur votre emploi du temps. En ce qui concerne votre carrière, il peut être avantageux pour vous d’obtenir un autre diplôme ou d’obtenir un certificat quelconque. Ces choses sont importantes pour votre carrière, mais elles n’ont pas besoin d’être faites immédiatement.

Il est important de se rappeler ici que tout le monde a des buts et des objectifs différents, donc juste parce que quelque chose tombe dans le quadrant 2 pour vous, il se peut que ce ne soit pas le cas pour la personne suivante. Aussi, ce n’est pas parce que ces tâches ne sont pas urgentes qu’elles ne sont pas importantes. Les gens associent souvent les questions urgentes à l’importance, ce qui n’est pas toujours vrai. Parce que vos objectifs resteront constants, tout ce qui vous sera bénéfique à long terme tombera dans le deuxième quadrant.

Le quadrant 3 de la matrice d’Eisenhower : Déléguez-le

Avez-vous déjà eu l’impression d’accorder trop d’importance à une tâche qui, avec le recul, n’était pas très importante ? Ou pensez-vous que quelque chose doit être fait tout de suite, et ce n’est pas le cas?

Si oui, vous êtes en bonne compagnie.

Cette erreur courante se produit souvent lorsque quelqu’un vous demande de faire quelque chose qui ne vous profite pas directement ou ne vous rapproche pas de vos objectifs. Pour les tâches du quadrant 3, il est important d’apprendre et de se rappeler comment déléguer certaines choses.

Lorsque vous pensez que quelque chose est urgent mais que ce n’est pas le cas, il s’agit généralement d’une source extérieure de distraction. Cela peut inclure la vérification constante de votre courrier électronique ou de votre téléphone, ou la réponse aux personnes dès qu’elles essaient de vous contacter. Vous pensez peut-être que c’est urgent en ce moment, alors vous arrêtez ce que vous faites pour vous en occuper. Mais en réalité, cela pourrait attendre.

Si vous êtes en train de travailler sur un projet et que le téléphone sonne, il n’est pas important que vous y répondiez. Vous pouvez donc déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre. Cela peut sembler urgent au moment où cela se produit, mais ces petites choses peuvent être gérées par d’autres personnes.

Le quadrant 4 de la matrice d’Eisenhower : Supprimez-le

Honnêtement, vous voulez éviter les tâches du quadrant 4. Ces tâches sont simplement une perte de temps, et elles devraient être éliminées. Si vous êtes en mesure d’identifier et d’éliminer toutes vos tâches du quadrant 4, vous libérerez du temps indispensable pour investir dans vos tâches du quadrant 2.

Quelques exemples de tâches du quadrant 4 sont jouer à des jeux vidéo, regarder des émissions de télévision que vous avez déjà vues ou naviguer sur le Web sans réfléchir.

Cela signifie-t-il que rien dans le quadrant 4 ne devrait faire partie de votre vie ? Non. Il est important d’avoir un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle, et les temps d’arrêt vous aident à retrouver votre énergie. Le défi ici est de passer la plupart de votre temps dans le quadrant 2 et juste assez de temps dans le quadrant 4 pour vous débrouiller.

La procrastination et la matrice d’Eisenhower

Parfois, il est facile de confondre les priorités entre vos tâches. Peut-être que vous avez une liste de choses que vous devez faire qui semblent tout aussi urgentes et importantes, mais que vous n’arrivez pas à toutes faire. Une partie de la procrastination consiste à comprendre pourquoi vous procrastinez. Sans cela et sans régler le problème, vous passerez probablement beaucoup de temps sur des tâches des quadrants 3 et 4 qui n’ont pas vraiment d’importance.

Il est facile de tergiverser sur les tâches du quadrant 2 car, bien qu’elles soient importantes, elles n’ont pas besoin d’être faites tout de suite. Si quelque chose de plus urgent se présente à vous, comme un appel téléphonique ou même simplement une faveur pour un collègue, ceux-ci auront probablement la priorité dans votre esprit, mais finiront par n’être qu’une autre forme de procrastination.

(Pour en savoir plus sur les autres matrices de décision, consultez ces modèles de matrice de décision gratuits !)

Décharge de cerveau (« Brain Dump »): pourquoi est-ce important?

Nous vivons dans un monde pressé par le temps où vous êtes susceptible d’avoir plusieurs engagements qui se chevauchent et qui semblent devoir être faits immédiatement. Cela signifie que la véritable urgence n’est pas réservée à des cas particuliers, car les questions urgentes semblent être un événement quotidien.

Vous ne réussirez pas dans votre carrière si vous manquez constamment des délais ou si vous laissez des questions vraiment urgentes rester sur votre bureau. Au lieu de cela, vous devez apprendre à gérer votre réception constante des responsabilités tout en faisant un excellent travail. La matrice Eisenhower est une méthode efficace à utiliser pour organiser vos priorités.

Comme mentionné précédemment, cela se répercute également sur votre vie personnelle. Par exemple, vous pouvez recevoir un appel téléphonique personnel au travail qui semble urgent mais qui, en réalité, n’est vraiment pas très important. Cela doit tomber dans le quadrant approprié pour que cette stratégie soit efficace.

Si vous voyez quelque chose d’urgent et d’important, et qui aura un impact important sur votre avenir, réservez une demi-journée entière pour vous y concentrer. Débarrassez-vous de toutes les distractions possibles, éteignez votre e-mail et votre téléphone, fermez votre porte ou même emmenez le projet dans un bureau distant où personne ne peut vous distraire. Terminez la tâche afin de pouvoir la rayer de votre liste.

Il est facile de passer la majeure partie de votre temps dans les quadrants 1 et 3, et très peu de temps dans le quadrant 2. Le quadrant 3 est populaire car il vous donne l’impression d’être occupé. Cependant, pour être productif et efficace à long terme, le quadrant 2 doit être l’endroit où vous vous concentrez principalement.

Vous pouvez également utiiser la matrice comme ceci : Vivez la majeure partie de votre vie dans la partie supérieure de la matrice. Travaillez sur le quadrant 1 pour vous débrouiller et utilisez le reste de votre temps dans le quadrant 2. Utilisez les quadrants 3 et 4 uniquement lorsque cela est nécessaire.

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